项目二  企业建账

【技能目标】

* 作为系统管理员，应掌握增加用户、建立账套、为用户赋权、输入/引入账套的方法。

* 作为账套主管应掌握修改账套的方法。

* 区别系统管理员与账套主管、账套与年度账的区别。

【知识目标】

* 理解企业建账的含义。

* 掌握企业建账的过程。

* 理解权限与岗位分工的关系。

任务一  企业建账应知

　　任务案例

　　创智科技有限公司于2018年1月购买了用友U8总账、UFO报表、薪资管理、计件工资、固定资产、应收款管理、应付款管理、采购管理、销售管理、库存管理和存货核算共11个模块，并准备于同月开始用U8管理企业业务，因此专门成立了信息化项目实施小组，财务部长宋淼任组长。实施的过程就是将软件中的功能与软件蕴含的管理模式与企业现有业务相结合的过程，因此项目小组成员首先需要对软件功能有一定程度的认知。宋淼向用友实施顾问方俊提议，先分模块对小组成员进行系统功能的培训，在全体成员对系统功能深入理解的基础上，再按照实施的工作流程进行项目实施，以达成预期效果。

　　北京创智科技有限公司选购用友U8作为会计信息化应用平台之后，首先需要在系统中建立企业的基本信息、核算方法、编码规则等，称之为建账，这里的“账”在用友U8中称为“账套”。

　　具体任务

　　(1) 宋淼应通知哪些人员参加培训？谁应该负责企业账套的创建和管理？ 

　　(2) 了解如何建账，并做好建账前的各项准备工作。

　　理论认知

一、理解企业建账

　　(一)何为建账

　　用友U8安装完成之后，只是在计算机中安装了一套可以用来管理企业业务的程序，其中没有任何数据。无论企业原来是用手工记账，还是用其他软件管理业务，都需要把既有的数据建立或转移到新系统中，即在用友U8系统中建立企业的基本信息、核算方法、编码规则等，称之为建账。

　　(二)谁负责建账

　　对中小企业来说，企业信息化后，需设置专人或专岗负责以下工作。

　　(1) 按照企业的岗位分工要求在U8中设置系统操作员，并分配其对应的权限。

　　(2) 按已确定的企业核算特点及管理要求进行企业建账。

　　(3) 随时监控系统运行过程中出现的问题，清除异常任务、排除运行故障。

　　(4) 保障网络系统的安全，预防计算机病毒侵犯。

　　(5) 定期进行数据备份，保障数据安全、完整。

　　这个岗位被我们称为系统管理员。有条件的企业可设置专人担任系统管理员，条件不具备的可由现有岗位人员兼任此岗。

　　(三)在哪里建账

　　在用友U8中有一个特殊的模块——系统管理。如同盖高楼大厦预先要打地基一样，系统管理用于对整个U8系统的公共任务进行统一管理，U8其他任何模块的独立运行都必须以此为基础。

　　系统管理模块安装在企业的数据服务器上，其具体功能包括以下四个方面。

1. 账套管理

　　账套是一组相互关联的数据。每一个独立核算的企业都有一套完整的账簿体系，而把这样一套完整的账簿体系建立在计算机系统中就是一个账套。每一个企业也可以为其每一个独立核算的下级单位建立一个核算账套。换句话讲，在用友U8中，可以为多个企业(或企业内多个独立核算的部门)分别立账，且各账套数据之间相互独立、互不影响，从而使资源得到充分的利用。系统最多允许建立999个企业账套。

　　账套管理功能一般包括建立账套、修改账套、删除账套、引入/输出账套等。

2. 账套库管理

　　账套库和账套是两个不同的概念。账套是账套库的上一级，账套是由一个或多个账套库组成。一个账套对应一个经营实体或核算单位，账套中的某个账套库对应这个经营实体的某年度区间内的业务数据。例如，中诚通讯建立“123账套”并于2017年启用，然后在2018年初建2018的账套库，则“123中诚通讯”账套中有两个账套库，即“123中诚通讯2017年”和“123中诚通讯2018年”；如果连续使用也可以不建新库，直接录入2018年的数据，则“123中诚通讯”账套中就只有一个账套库，即“123中诚通讯2017—2018年”。

　　设置账套和账套库两层结构的方式的好处是：第一，便于企业的管理，如进行账套的上报，跨年度区间的数据管理结构调整等；第二，方便数据备份输出和引入；第三，减少数据的负担，提高应用效率。

　　账套库管理包括账套库的建立、引入、输出、账套库初始化和清空账套库数据。

3. 系统操作员及操作权限的集中管理

　　为了保证系统及数据的安全，系统管理提供了操作员及操作权限的集中管理功能。通过对系统操作分工和权限的管理：一方面可以避免与业务无关的人员进入系统；另一方面可以对系统所包含的各个子产品的操作进行协调，以保证各负其责，流程顺畅。

　　操作权限的集中管理包括设置角色、用户及为用户分配功能权限。

4. 设立统一的安全机制

　　对企业来说，系统运行安全、数据存储安全是非常重要的，为此，每个应用系统都无一例外地提供了强有力的安全保障机制。例如，设置对整个系统运行过程的监控机制、清除系统运行过程中的异常任务、设置系统自动备份计划等。

二、企业建账的工作过程

　　为了快速、准确地完成企业账套的创建过程，提供企业建账的工作流程以供参考，如图2-1所示。

图2-1  企业建账的工作流程

任务二  以系统管理员身份登录系统管理

　　任务案例

　　北京创智科技有限公司的实施团队采取同步推进的工作方式：一方面开始安装与配置用友U8管理软件；另一方面着手培训前的准备工作。方俊是一位经验丰富的实施顾问，在征得宋淼的意见后，决定结合实施进程分阶段对项目组成员进行培训，并且按照在职人员的学习特点，培训采取了任务导向方式。

　　结合企业建账过程，第一个学习任务就是系统管理。    

　　具体任务

　　(1) 分析企业信息化伊始必须以何种身份登录系统管理。            

　　(2) 分析U8登录界面上各项内容的作用。

　　理论认知

一、能登录系统管理的人员

　　由于系统管理在用友U8系统中的地位和重要性，因此系统对登录系统管理的人员做了严格界定。系统只允许以两种身份注册进入系统管理：一是以系统管理员的身份；二是以账套主管的身份。

1. 系统管理员

　　系统管理员负责整个系统的安全运行和数据维护。以系统管理员身份注册进入系统管理，可以进行账套的建立、引入和输出、设置操作员和权限、监控系统运行过程、清除异常任务等操作。

　　企业信息化伊始，必须以系统管理员身份登录系统管理。

2. 账套主管

　　账套主管负责所管辖账套的管理，其工作任务为确定企业会计核算的规则，对企业年度账进行管理，为该账套内操作员分配权限，组织企业业务处理按既定流程运行。对所管辖的账套来说，账套主管是级别最高的，拥有所有模块的操作权限。

　　由于账套主管是由系统管理员指定的，因此必须在系统管理员建立账套和指定相应的账套主管之后，才能以账套主管的身份注册和管理系统。

二、如何登录系统管理

　　无论登录用友U8中的哪个模块，其登录界面都是相同的，如图2-2所示。 

图2-2  系统管理登录界面

　　从图2-2中可见，登录系统时，要回答以下三个问题。

1. 登录到哪个应用服务器

　　“登录到”文本框中要给定应用服务器的名称或IP地址。在教学环境中单机方式实训时，应用服务器一般为本机；企业信息化应用模式下，U8安装完成后要进行应用服务器和数据服务器、客户端和应用服务器的互联。

2. 什么人登录系统

　　与手工方式下通过签字盖章等方式明确责任人的方式不同，在信息系统中是通过登录系统时“操作员+密码”来指认身份的，因此登录界面的“操作员”文本框中需要输入在系统中已经预先建立的操作员编号或操作员姓名和对应密码，当该操作员在系统中进行业务处理时，系统会自动记录其姓名，以此明确经济责任。

3. 登录到哪个企业账套

　　因为U8系统支持多账套，每一个账套都是不同的企业，因此操作员登录时需要从“账套”下拉列表框中选择自己所属的企业。

　　另外，根据操作员的密码，U8系统能够识别操作员的权限开放相应的系统功能，以确保系统的安全性。

　　实训操作

【实训项目】

　　以系统管理员的身份登录系统管理。           

【实训要求】

　　已正确安装U8并做好了应用服务器与数据服务器的连接。

【实训指导】

　　① 执行“开始”|“程序”|“用友U8 V10.1”|“系统服务”|“系统管理”命令，进入“用友U8[系统管理]”窗口。

　　② 执行“系统”|“注册”命令，打开“登录”对话框。

　　③ “登录到”文本框中默认为本地计算机名称。输入应用服务器的名称，如果是教学环境单机应用，一般为本机名称。

　　④ 在“操作员”文本框中显示用友U8默认的系统管理员“admin”，系统默认管理员密码为空。

　　⑤ 单击“登录”按钮，进入系统管理，系统管理界面最下行的状态栏中显示当前操作员为“admin”，如图2-3所示。系统管理界面中黑色字体的菜单项为系统管理员可以执行的功能。

图2-3  系统管理员登录系统管理后的界面

注意：admin不区分大小写。

　　知识链接

修改登录密码

　　用友U8中系统管理员密码默认为空，这无疑给系统安全留下隐患。为了保证系统的安全性，系统正式启用后，系统管理员首次登录系统管理时，在“登录”对话框中，需要设置或更改密码。例如，设置系统管理员密码为“super”的操作步骤如下。

　　① 在图2-2系统管理员登录对话框中，选中“修改密码”复选框，单击“确定”按钮，打开“设置操作员密码”对话框。

　　② 在“新密码”和“确认新密码”文本框中均输入“super”，

　　③ 单击“确定”按钮，返回系统管理。

　　一定要牢记设置的系统管理员密码，否则之后就无法以系统管理员的身份进入系统管理。

　　考虑实际教学环境，建议不要设置系统管理员密码。

任务三  增 加 用 户

　　任务案例

　　实施团队调研了目前企业的组织结构及岗位分工情况，如表2-1所示。项目组需要结合U8系统的特点与功能重新梳理企业的业务流程，对手工环境下的人员岗位分工及权限进行调整，确定哪些人员可以登录U8系统进行哪些业务操作。  

表2-1  企业目前各部门主要人员

姓  名

岗  位

分管工作

所属部门

潘龙

企业法人/总经理

全面

总经理办公室

宋淼

财务部经理

财务部全面工作

财务部

郝爽

出纳

负责货币资金收付；登记现金和银行存款日记账；银行对账

财务部

杜雪

会计

各项业务制单；应收应付确认；材料及成本核算

财务部

高亚萍

采购部经理

原料及设备采购

采购部

古茂

销售一部经理

销售一部负责人，管理一部销售工作

销售一部

陈媛

销售二部经理

销售二部负责人，管理二部销售工作

销售二部

李梦甜

生产部经理

负责管理存货出入库

生产部

　　具体任务

　　(1) 分析企业哪些人员是“用户”。

　　(2) 假设企业现在的出纳两年后从企业离职，届时是否应该将该用户从系统中删除？

　　理论认知

一、角色与用户

　　企业开始应用U8管理业务之前，首先要指定各系统授权的操作人员，并对操作人员的使用权限进行明确规定，以避免无关人员对系统进行非法操作。同时也可以对系统所包含的各个功能模块的操作进行协调，使得流程顺畅，并保证整个系统和会计数据的安全。

1. 角色管理

　　角色是指在企业管理中拥有某一类职能的组织，这个组织可以是实际的部门，也可以是由拥有同一类职能的人构成的虚拟组织。例如，实际工作中最常见的会计和出纳两个角色，他们既可以是同一个部门的人员，也可以分属不同的部门，但工作职能是一样的。在设置了角色后，就可以定义角色的权限，当用户归属某一角色后，就相应地拥有了该角色的权限。设置角色的优点在于可以根据职能统一进行权限的划分，方便授权。

2. 用户管理

　　用户是指有权登录系统，并对系统进行操作和查询的企业人员，即通常意义上的“操作员”。每次登录系统，都要进行用户身份的合法性检查。用户和角色的设置可以不分先后顺序，但对于自动传递权限来说，应该首先设定角色，然后分配权限，最后进行用户的设置。这样在设置用户的时候，选择它归属哪一个角色，它就会自动拥有该角色的权限(包括功能权限和数据权限)。一个角色可以拥有多个用户，一个用户也可以分属于多个不同的角色。

二、用户管理

　　用户管理包括用户的增加、修改或删除。

1. 增加用户

　　只有系统管理员有权限设置用户。增加用户时，必须明确关于用户的特征信息，包括编号、姓名、所属部门和口令。

　　(1) 编号：操作员编号是系统区分不同操作人员的唯一标识，因此必须输入。

注意：操作员编号在系统中必须唯一，即使是不同的账套，操作员编号也不能重复。

　　(2) 姓名：操作员姓名一般会出现在其处理的票据、凭证上，因此应记录其真实姓名，以便对其操作行为进行监督。

注意：如果存在两个名字完全一样的操作员，需要加特殊标记以示区别。

　　(3) 口令：口令是指用户进行系统注册时的密码，可由多个数字、字母及特殊符号构成。可以说，口令是用户身份的识别标记。初始状态下可以由系统管理员为每个用户赋予一个空密码，当用户登录系统时，建议立即设置新密码，并严格保密。此后，每隔一定时间，需要更换新密码，以确保密码的安全性。

　　(4) 确认口令：二次输入口令以验证正确性，必须与前面输入的口令完全一致。为安全起见，一般系统要求输入两次密码，核对一致后才予以保存。输入过程中为确保不被他人偷窥，往往采用屏幕屏蔽的方式，如屏幕显示“*”号用来代表输入的口令。口令可以为空。

　　(5) 部门：输入该用户所属部门。该项为可选项。

2. 修改或删除用户

　　用户设置完成后，可以对其姓名及口令进行更改，一旦以其身份进入过系统，该用户便不能被修改或删除。

　　用户一旦在系统中进行了业务处理，便要留下有痕迹的可追溯记录。如果某个用户日后调离企业，可以在修改用户界面选择“注销当前用户”选项，注销后的用户便不能再登录U8系统。

　　实训操作

【实训项目】

　　增加用户并为用户指定角色。

【实训要求】

　　以系统管理员的身份进行操作。

　　根据企业目前岗位分工结合U8的功能，应设置如表2-2所示的操作员及其对应权限。

表2-2  操作员及其对应权限

编  号

姓  名

角  色

补充赋权

400

潘龙

账套主管

401

宋淼

账套主管

402

郝爽

普通员工

出纳、出纳签字、查询凭证

403

杜雪

普通员工

总账、应收款管理、应付款管理、固定资产、人力资源

404

高亚萍

普通员工

采购管理、库存管理、存货核算

405

古茂

普通员工

销售管理、库存管理、存货核算

406

陈媛

普通员工

销售管理、库存管理、存货核算

407

李梦甜

普通员工

库存管理

注：为实训方便起见，只为宋淼设置口令“1”，其他人的口令均为空。

【实训指导】

　　① 以系统管理员的身份登录系统，执行“权限”|“用户”命令，打开“用户管理”窗口。

　　② 单击“增加”按钮，打开“操作员详细情况”对话框。

　　③ 按表2-2中所提示的资料输入操作员信息，按角色提示在增加用户时指定用户所属的角色，如图2-4所示。每增加完一个用户后，单击“增加”按钮，然后继续增加下一个用户，全部完成后，单击“取消”按钮返回。

图2-4  增加用户并指定角色

注意：对于未使用系统的用户，可以通过“删除”功能将其从系统中删除。

已使用过系统之后又调离本企业的用户，可以通过“修改”功能中的“注销当前用户”进行操作，状态为“注销”的用户此后不允许再登录本系统。

项目一 会计信息化应用基础
技能目标
知识目标
任务一 企业会计信息化规划
一、会计信息化的相关概念
二、会计信息化系统与手工会计核算
系统的比较
三、企业会计信息化建设过程
任务二 安装与配置会计信息化应用平台
一、认识用友U
二、安装与配置
项目小结
项目基础练习

项目二 企业建账
技能目标
知识目标
任务一 企业建账应知
一、理解企业建账
二、企业建账的工作过程
任务二 以系统管理员身份登录系统管理
一、能登录系统管理的人员
二、如何登录系统管理
任务三 增加用户
一、角色与用户
二、用户管理
任务四 建立账套
一、企业建账的工作内容
二、系统中企业账的表现形式
任务五 为用户设置权限
一、谁来给操作员赋权
二、权限的层次
任务六 输出账套
一、备份账套数据的必要性
二、备份账套数据的方法
项目小结
项目基础练习

项目三 基础设置
技能目标
知识目标
任务一 系统启用
一、理解系统启用
二、如何进行系统启用
任务二 整理基础档案
一、整理哪些基础档案
二、基础档案整理要求
任务三 录入基础档案
一、机构人员
二、客商信息
三、财务
四、收付结算
项目小结
项目基础练习

项目四 总账管理
技能目标
知识目标
任务一 认知总账系统
一、总账系统的功能
二、总账系统与其他子系统的数据关系
三、总账系统的应用流程
任务二 总账初始设置
一、总账选项设置
二、期初余额录入
任务三 总账日常业务处理
一、凭证管理
二、出纳管理
三、账簿查询
任务四 总账期末处理
一、自动转账
二、对账
三、结账
项目小结
项目基础练习

项目五 报表编制
技能目标
知识目标
任务一 认知报表系统
一、认识财务报表系统
二、报表系统相关概念
三、制作一张报表的流程
任务二 自定义报表
一、报表分类
二、报表格式设计
三、报表数据处理
任务三 利用报表模板制作报表
一、常用财务报表
二、利用报表模板编制报表
项目小结
项目基础练习

项目六 薪资管理
技能目标
知识目标
任务一 认识薪资管理系统
一、薪资系统的功能
二、薪资系统与其他系统的主要关系
三、薪资管理系统的操作流程
任务二 薪资系统初始化
一、建立工资账套
二、基础信息设置
三、工资类别管理
任务三 薪资日常业务处理
一、工资数据管理
二、工资分钱清单
三、个人所得税的计算与申报
四、银行代发
五、工资分摊
六、工资数据查询统计
七、月末结转
项目小结
项目基础练习

项目七 固定资产管理
技能目标
知识目标
任务一 认识固定资产管理系统
一、固定资产管理系统的功能
二、固定资产管理系统与其他系统的关系
三、固定资产管理系统的业务处理流程
任务二 固定资产系统初始化
一、建立固定资产账套
二、基础信息设置
三、期初数据录入
任务三 固定资产日常业务处理
一、固定资产卡片管理
二、固定资产增减业务
三、资产变动处理
四、折旧处理
五、资产评估处理
六、凭证处理
七、账表查询
八、固定资产系统期末处理
九、数据维护
项目小结
项目基础练习
……

项目八 财务业务一体化初始设置
项目九 采购与应付管理
项目十 销售与应收管理
项目十一 库存管理与存货核算

附录

参考文献